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不让支付多耗神

发布时间:2017-12-07 09:01:00 文章来源:未来智讯    
    财务管理服务(FAS)是富士施乐去年引进中国的三大服务之一,它主要关注企业财务管理流程中对企业日常运营影响巨大且效率低下的部分,通过帮助用户提高效率来控制成本。
    
    财务支付为突破口
    
    企业财务管理中存在多个流程,包括固定资产的管理、总账、财务管理、财务报告、财务支付和财务收款等。从财务流程的特点上看,财务支付流程是一个高交易量并且占用大量人力的流程,同时也是一个文件密集的流程。
    文件合约、发票、订单、收货记录,这些文件在企业中一般都是以纸质方式存在,这些纸质文件最后将归拢到财务部门进行相关处理,这就给企业在这两方面的管理上带来巨大压力。如何把这些纸质文档上的数据信息有效管理起来,从而为企业的日常运作提供支持,这就是富士施乐财务管理服务专注的重点。
    财务管理服务包括四个内容:财务支付服务、财务收款服务、收货记录服务以及合约管理服务。在我国,企业目前最亟待解决的就是财务支付服务,富士施乐将此作为推广重点,这也是我们此次着重体验的服务项目。
    
    收效不仅仅是减负
    
    通过财务支付流程的简化,用户可以明显感受到效率提升。收益还不止于此。该系统提高用户处理效率,降低了工作强度及人为错误。在整体解决方案中,用户不用花很多时间在数据录入、发票匹配方面,这些工作都是通过技术手段自动完成。
    所有支付流程都受监控,加强了用户的现金流管理。由于所有数据都是结构化数据,每一步处理都有相关记录,并在系统内生成完整记录,这样用户对整个流程都可以控制。
    这个系统具备所有原始数据,甚至还可以用来做一些简单的数据挖掘,生成相关报告为企业决策提供支持。比如,系统可以生成去年某月前十大供应商的分析报告,或者提供某个供应商在去年某月中的细节数据,这样就为企业的供应商管理及运营决策提供了很好的支撑平台。
    
    四步联动简化流程
    
    财务支付流程是供应商向用户开出发票到用户向供应商付款的整个流程,是企业内部从采购到支付流程中的一部分。它主要由财务支付人员负责处理。
    客户在财务支付流程中会遇到很多问题:发票与订单、收货清单的比对主要由人工完成,工作量大且易出错;纸张文件流转导致效率低下;处理流程缺乏监控,遇到内部或供应商查询费时过长等。
    富士施乐推出的财务支付服务是通过四项连续步骤来实现支付流程简化的。
    首先是客户流程的评估服务。通过评估服务深入了解用户现状,从而根据特点量身定制方案,使这项服务最大限度地与用户现有情况相吻合。
    接下来是文件服务(扫描及归档)。这个服务是为用户建立起电子化平台,将日常处理的纸质文档上存在的信息结构化、电子化,为企业提高效率,并控制处理成本。
    第三步就是财务支付的数据服务,就是从电子化文件中把所需核心信息提取出来。举例来说,将发票电子化,成为一个影像,还要对发票中的核心信息进行提取,如发票金额、货品内容等。这些信息被提取后成为电子数据,就能进入后台数据库或财务软件,对相关数据进行分析整合。
    最后一步是自动发票处理工作流服务,这在财务支付中非常重要。工作流软件可以更有效地促进财务人员与其他部门进行信息交流。另外,发票审批也可以应用这个工作流。
    
    编辑点评
    
    财务管理服务―财务支付服务是一个跨行业的服务产品。它的机会存在于那些遭遇大量中小供应商管理难题的企业。从国内实际情况来看,这项服务在以下三个领域将大有可为:一是制造业,特别是如汽车这样需要大量零部件供应商支持的整机制造业;二是零售业,需要管理的供应商数量也非常庞大;三是酒店业,连锁酒店往往在物品采购上有着巨大需求。

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